Đối với một doanh nghiệp, việc tạo ra môi trường không gian làm việc phù hợp cũng quan trọng như việc tìm được những người khéo léo phù hợp. Để hoàn thành mục tiêu kinh doanh, một công ty nên tận dụng tất cả những tài năng mà công ty đã trau dồi được thông qua các buổi hợp tác và động não tích cực. Theo một nguồn đáng tin cậy, nhân viên ở cấp quản lý cấp trung dành 35% thời gian cho các cuộc họp và con số này là 50% đối với cấp quản lý cấp cao nhất. Và không có gì bằng việc lãng phí lượng thời gian đáng kể trong các phòng họp không hiệu quả và không mang lại kết quả mong muốn. Trong không gian làm việc hiện đại với nhịp độ nhanh ngày nay, một phòng họp vô hồn với chỉ một chiếc bàn và những chiếc ghế không thoải mái sẽ không phù hợp với sứ mệnh và tầm nhìn của một doanh nghiệp. Nó sẽ giống như giao sổ tay thông thường cho nhân viên thay vì máy tính xách tay và máy tính bảng công nghệ cao.

Phòng hội thảo là nơi khách hàng, các bên liên quan và nhân viên đến để chia sẻ những hiểu biết của họ và tham gia vào một cuộc thảo luận tích cực. Đó là nơi tạo ra những ấn tượng đầu tiên và không có cơ hội thứ hai để tạo ra điều đó. Một phòng họp lý tưởng nên tạo ra một môi trường thuận lợi, khơi gợi sự tương tác, cộng tác và kết nối. Nó phải có sự cân bằng phù hợp giữa đồ nội thất, thiết bị và các yếu tố giúp nó không bị phân tâm.

Dưới đây là 5 thực tiễn tốt nhất mà chúng tôi đã tổng hợp lại để giúp bạn thiết kế một phòng họp hợp tác, sáng tạo và hiệu quả;

Đo bố trí phòng

Điều đầu tiên và quan trọng nhất là đo đúng toàn bộ không gian và kích thước của nó. Cùng với đó, hãy xác định mục đích mà căn phòng sẽ phục vụ - nó sẽ được sử dụng như một phòng họp nhỏ, một phòng họp lớn hay một phòng họp? Điều đó sẽ giúp bạn chọn đúng số lượng đồ đạc và thiết bị cần thiết cho phòng họp.

Kích thước và cấu hình của bảng

Sau khi đo đạc bố trí phòng, bước tiếp theo là chọn kích thước và cấu hình bàn hội nghị phù hợp. Nó phải tương xứng với kích thước của diện tích phòng họp. Đối với các cuộc họp tập trung vào chương trình nghị sự, hãy chọn bàn hình chữ nhật, đối với các tương tác tích cực, hãy chọn bàn kiểu hình chữ U hoặc hình vuông rỗng, để kết nối mạng, hãy sử dụng bàn hình tròn. Đánh giá ưu và nhược điểm của từng phong cách trước khi quyết định kiểu cuối cùng.

Chỗ ngồi

Các phòng hội nghị thường yêu cầu người tham dự ngồi trong thời gian dài - điều này không tốt cho sức khỏe vì nó tạo ra áp lực ở vùng cổ và thắt lưng. Để làm cho không gian phòng họp hài hòa và hướng đến sức khỏe, bạn nên đầu tư vào những chiếc ghế xoay công thái học tiên tiến. Ghế phải thuận tiện cho việc di chuyển và phải có nhiều tính năng điều chỉnh. Một chiếc ghế văn phòng hỗ trợ và công thái học tuyệt vời sẽ thúc đẩy các cuộc thảo luận kéo dài và giúp người tham dự ngồi qua một bài thuyết trình dài một cách dễ dàng.

Quyền riêng tư và âm thanh

Phòng họp nên được đặt gần phòng chủ tọa hoặc những khu vực không có sự hối hả và nhộn nhịp của nơi làm việc. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn đang tham gia vào một buổi brainstorming tuyệt vời, có rất nhiều ý tưởng sáng tạo đang ấp ủ và đột nhiên họ có thể nghe thấy mọi người đang nói chuyện điện thoại ở phòng bên cạnh, nghe thật khó chịu! Đúng? Với rất nhiều biến văn phòng, sự riêng tư của phòng họp cần được tôn trọng. Cải thiện khả năng cách ly trong phòng với chất lượng âm thanh để cải thiện sự chú ý của người tham dự.

Thiết bị trong phòng

Ngày nay, các công ty phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ, từ các cuộc họp với nhóm làm việc ở một quốc gia khác để đào tạo một nhóm thông qua video - mọi thứ đã chuyển sang kỹ thuật số. Một phòng họp hiện đại cần có thiết bị âm thanh / video hàng đầu, máy tính xách tay, màn hình LCD và máy ảnh. Tất cả các thiết bị phải dễ sử dụng và dễ cấu hình cho tất cả mọi người. Kích thước của màn hình LCD phải vừa phải và máy ảnh phải ngang tầm mắt. Tất cả các thiết bị phải tạo điều kiện trao đổi sôi nổi giữa những người tham dự mà không làm lệch hướng động cơ của cuộc họp.

Gói nó lại

Đối với một công ty quảng cáo, màu sắc rực rỡ và thiết kế kỳ quặc sẽ có vẻ là một ý tưởng hay trong khi đối với một số công ty khác, màu sắc nhẹ nhàng và trung tính sẽ hấp dẫn hơn. Ý tưởng về một phòng họp hoàn hảo là chủ quan của mọi doanh nghiệp tuy nhiên những điểm chúng tôi đề cập có thể áp dụng cho tất cả. Cuối cùng, một phòng họp tuyệt vời phải khuyến khích sự sáng tạo và kết nối mà không ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp.